Uživatelské prostředí
Hlavní okno programu vizuálně připomíná diář s jedním ze šesti hlavních modulů programu. Mezi těmito moduly (diáři) se můžete rychle přepínat pomocí tlačítek umístěných v levé horní části okna. Pro zlepšení přehlednosti má každý z diářů odlišné pozadí, které se zobrazuje i v dalších vybraných oknech. Tímto se vizuálně zajišťuje příslušnost právě otevřených oken k daným modulům a tak se v programu „neztratí" ani začínající uživatel. Diář je rozdělen na dvě části, přičemž levá část obsahuje hlavní tabulku (např. skladové skupiny...) a pravá část tabulku k ní podřízenou (např. skladové položky). Výběr záznamu v hlavní tabulce způsobí automatickou změnu obsahu podřízené tabulky (například pokud v levé části vyberete jinou skladovou skupinu, v tabulce v pravé části diáře se zobrazí pouze položky této skladové skupiny). Poměr šířek obou částí je možné kdykoliv změnit posunutím středové části diáře (šířky mohou být v každém diáři odlišné).
Základní moduly
Sklad
Ve skladu je možné evidovat veškeré materiály, výrobky a služby, které chcete používat v zakázkách či dokladech. Skladová evidence je rozčleněna na 5 základních druhů – plošný materiál, délkový materiál, hranovací pásky, ostatní materiál (zboží) a operace (služby), přičemž pro každý z nich lze vytvořit neomezené množství skladových skupin, podskupin a jejich položek. Každá skladová položka může kromě obvyklých údajů obsahovat i obrázek, barvu či čárový kód. Tyto informace pomáhají při lepší orientaci ve skladu a rychlé identifikaci položek. Barva je zobrazena v tabulce se seznamem skladových položek, ale využívá se např. i při tisku hranovací pásky na nářezové plány. Obrázek se automaticky zobrazuje ve skladu, ale i při použití dané skladové položky v zakázkách, výrobcích či nářezových plánech. Stejně je možné využít ho při tisku katalogu.
Každá skladová položka může být rozčleněna na různé varianty. Pro plošné a délkové materiály je takto možné evidovat neomezené množství formátů (včetně formátů s vadami) a odřezků, ostatní typy položek mohou mít nejrůznější varianty dle potřeb zákazníka. Pomocí variant lze v rámci skladové položky sledovat např. výrobní čísla, sériová čísla, šarže, umístění ve skladu, data spotřeby apod.
Pro každou skladovou položku je automaticky vedena skladová karta, přičemž pohyby se do ní doplňují z dokladů (příjemky, výdejky, faktury...), zakázek (výdej materiálu pro zakázku) i nářezových plánů (výdej formátů, příjem vzniklých odřezků). Program automaticky přepočítává aktuální zásobu skladové položky, jakož i všech jejích případných formátů/variant. Stejně vyhodnocuje i hodnotu této populace metodou FIFO.
Obchodní partneři
Obdobně jako skladové položky, i obchodní partnery je možné rozčlenit do jednotlivých skupin a podskupin. Pro každého obchodního partnera je zároveň možné evidovat neomezený počet korespondenčních a dodacích adres, kontaktních údajů a specifikací (až tři na každou adresu). Pomocí nich lze v případě potřeby vyfiltrovat specifickou skupinu adres (i v kombinaci s městem, resp. státem). Takže např. zjištění všech dodavatelů z Prahy je záležitostí pár kliknutí.
Kromě těchto údajů je možné zadat slevu a daně, které se mají pro daného obchodního partnera uplatnit při tvorbě dokladu. Tímto způsobem můžete pro vaše stálé odběratele jednoduše generovat individuální zlevněné (velkoobchodní) ceny, případně určit, že např. vašemu odběrateli z Německa nebudete účtovat DPH. Zároveň je možné pro každou adresu zadat jednotlivou připomínku, která se automaticky zobrazí při každém výběru této adresy do dokladu nebo zakázky. Takže např. informace „Pozor, neplatič!" vám může připomenout důležitou skutečnost a ušetřit vám spoustu problémů a financí.
Doklady
V tomto modulu je možné evidovat neomezené množství dokladů nejrozličnějších typů, jako jsou nabídkové listy, zálohové faktury, faktury, příjemky, výdejky apod. Kromě těchto základních typů si můžete v případě potřeby vytvořit libovolné další typy. Stačí zadat název typu dokladu, popisy jeho identifikačních údajů, způsob číslování a určit i vliv dokladu na skladové zásoby (bez vlivu / příjem do skladu / výdej ze skladu).
Doklady lze vystavovat v libovolné měně, přičemž ceny skladových položek budou automaticky přepočítány na cizí měnu pomocí zadaného kurzu. Každý doklad může obsahovat položky a dva neomezeně dlouhé texty (jsou uvedeny před a za tabulkou s položkami). Položky lze zadat ručně nebo je vybrat ze skladu. Na cenu položky mohou být aplikovány a automaticky vypočítány až tři druhy daně (druhy a sazby daně jsou evidovány v samostatné evidenci „Daně") a dodatečná sleva v %. Při zápisu, editaci nebo výmazu libovolné položky dokladu, která má vliv na sklad, se automaticky přepočítává zásoba a hodnota skladových zásob.
Výsledná rekapitulace dokladu (součet všech cen, základů a daní) je automaticky generovaná, případně však do ní můžete přidat položky upravující výslednou částku dokladu (např. částka převzatých záloh apod.).
Výrobky
Pokud vyrábíte některé výrobky opakovaně, můžete si práci značně urychlit jejich zaznamenáním do této evidence. Pro co největší přehlednost je možné výrobky (stejně jako skladové položky a adresy) rozčlenit do skupin a podskupin. Každý výrobek kromě názvu a obrázku obsahuje i parametry, které určují, z jakých materiálů má být zhotoven, jaké rozměry má mít nebo jaký je počet určitých znaků výrobku (např. počet polic v případě skříňky).
Při zadávání jednotlivých dílců daného výrobku nevybíráme materiál ze skladu, ale z parametrů. Výhodou tohoto řešení je, že na parametry se můžeme odkazovat i při zadávání rozměrů nebo množství každého dílu, což vede k tomu, že po změně vnějšího rozměru výrobku se automaticky změní rozměry nebo množství všech potřebných dílů. Totéž se stane, když vyberete např. plošný materiál nebo hranovací pásku s jinou tloušťkou.
Takto zadaným výrobkům pak můžete kdykoliv velmi rychle změnit libovolný parametr a vložit je do zakázky.
Zakázky
Každá zakázka může obsahovat neomezené množství výrobků, přičemž každý výrobek se může skládat z neomezeného množství položek (dílců). Položky se vybírají ze skladové evidence, stačí pouze zadat jejich množství a popis.
V případě plošného materiálu se zadávají i rozměry dílce, případně hranovací pásky. Pokud má materiál i orientovanou kresbu (např. dřevotřísková deska), je možné určit, zda záleží na jejím dodržení, či nikoliv (zda je možné dílec na nářezové plány otočit o 90˚). V případě potřeby lze dílec zadat i pomocí více délek nebo šířek (takto lze zadat čela zásuvek nebo sousední dvířka skříňky, u nichž je požadována navazující kresba).
Ke každé skladové položce je možno volitelně přiřadit i další operace včetně pomocného materiálu (např. lakování, montáž závěsů, vrtání apod.). Jejich seznam s potřebným jednotkovým množstvím se nachází v samostatné evidenci s názvem „Operace". Takto je možné cenu výrobků navýšit o spotřební materiály (lak, šrouby apod.) bez nutnosti jejich ručního zadávání a zjistit jejich požadovaná množství.
V okně „Kalkulace" se nachází tabulka s přehledem množství a cen všech použitých skladových položek. Množství každé položky je zároveň rozčleněné na základní (zadané přímo), přidružené (hranovací pásky, přidružené operace), externí (materiál od externího dodavatele, ne ze skladu). Tato množství jsou zároveň navýšena o tzv. nadspotřebu (závisí na skladové položce), čímž se do ceny promítne i hodnota odpadu při zpracování.
V tomto okně lze zároveň jednotlivé materiály ze skladu vydat (automatický zápis do skladové karty tak způsobí snížení stavu zásob), případně tento výdej stornovat. Pokud ještě materiál ze skladu vydáván nebyl, můžete jej v případě potřeby i měnit (takto lze hromadně změnit materiál všech položek zakázky nebo konkrétního výrobku).
Cena zakázky je dána součtem cen všech jejích výrobků. Cena produktu může být zadána ručně nebo vypočtena automaticky z cen a množství všech jeho položek. Kromě cen dokáže program vypočítat i hmotnosti jednotlivých výrobků a sledovat stav zakázky (nerealizována / provádí se / realizována) a počet dnů zbývajících do termínu jejího ukončení. Ke každé zakázce lze jednoduše vystavit libovolný druh dokladu (nabídkový list, zálohovou fakturu, fakturu...).
Nářezové plány
Stačí pár kliknutí a všechny plošné a délkové díly, pro které dosud nebyl zpracován nářezový plán, budou ze zakázek zkopírovány do nových (nebo zatím nevypočítaných) nářezových plánů. Pokud se na dílcích nacházejí i hranovací pásky, budou jejich rozměry automaticky zmenšeny o tloušťku těchto pásek. Nářezové plány jsou vytvářeny pro každý materiál zvlášť a jsou automaticky číslovány.
Po vytvoření plánu stačí už jen spustit výpočet. Před jeho spuštěním je však ještě možné nastavit různé parametry, jako jsou šířka řezu, způsob rozřezání (po délce, po šířce, kombinovaně), limity (max. délka řezu, odřezatelné minimum, max. počet otočení), rozměry čisticích okrajových řezů, jakož i hraniční rozměry odřezků (všechny vzniklé odřezky, které budou menší než zadané, budou považovány za nevyužitelný odpad, v opačném případě budou přesunuty do skladu pro další použití). Celou skupinu parametrů je možné uložit a přiřadit ji dané skladové položce (materiálu). Při výpočtu následujícího plánu pro daný materiál tak už budou všechny parametry automaticky předdefinované.
Před spuštěním výpočtu program načte ze skladu všechny formáty, které jsou k dispozici. Tento seznam lze rozšířit o tzv. cizí formáty (pokud zákazník poskytne na rozřezání vlastní materiál), případně zakázat použití některých formátů ve výpočtu nebo vybrané formáty upřednostnit.
Po spuštění výpočtu se provede automatická optimalizace, jejíž průběh je zobrazen ve stavovém okně. Po dokončení výpočtu se naplní tabulky se seznamy použitých formátů, uložených dílců a vzniklých odřezků, zobrazí se právě vypočtený plán a statistické údaje.
V případě nedostatku vhodného materiálu se výpočet dokončí, ale v seznamu dílců budou indikovány ty, které nemohly být na nářezové plány uloženy. V takovém případě lze vymazat některé díly ze seznamu a spustit výpočet znovu. Takto vymazané díly zůstanou v zakázce nedotčeny čekáním na své přiřazení do dalšího plánu.
Pokud jste s výpočtem spokojeni, můžete nářezový plán potvrdit, což způsobí, že ze skladu budou vydány všechny formáty použité v tomto plánu a do skladu budou přijaty všechny vzniklé využitelné odřezky.
Každý nářezový plán je uložen v databázi, takže je možné se k němu kdykoliv vrátit a vytisknout si jej spolu se štítky pro každý dílec. Nejvyšší verze programu umožňuje plány i exportovat pro vybrané CNC pily.
Závěr
Program OPTIMIK si klade za cíl oslovit co nejširší spektrum truhlářů, výrobců oken, sklářů, kameníků nebo střihačů plechu a pomoci jim co nejlépe využít materiál a ušetřit jim tak čas i nemalé finanční prostředky. Bližší informace o programu lze nalézt na stránkách www.rksoft.sk, kde se nachází i bezplatná FREE verze.