Správa majetku, dlouhodobé snižování provozních nákladů, efektivní získávání informací pro podporu řízení provozu nebo plánování a alokace zdrojů pro plnění podpůrných procesů. To jsou úkoly, s nimiž se správci majetku setkávají ve své každodenní profesi. Tyto a mnohé další činnosti mají jeden společný cíl – podpořit hlavní podnikání firmy zefektivněním vedlejších procesů, které hrají taktéž významnou roli v životě subjektu. Pro tyto účely se vyčleňuje samostatný obor facility management, zahrnující mimo jiné požadavky na informační a komunikační systémy. V následujícím textu si přiblížíme klíčové oblasti IS, jejichž úlohou je pokrytí, optimalizace a částečná automatizace vedlejších činností podniku. Pro tento účel uvedeme příklad úspěšné implementace takového systému pro Veletrhy Brno a.s.
Cíle a prostředky Facility managementu
Ještě předtím, než si představíme uvedené řešení, podívejme se na koncepce systémů pro podporu facility managementu. Požadavky na funkčnost systému jsou přímo závislé na typu subjektu zamýšlejícího zefektivnění podpůrných procesů. Mohou jimi být administrativní centra, obchodní řetězce, průmyslové areály, výrobní podniky, realitní kanceláře, obce a města nebo univerzity či nemocnice. Z tohoto výčtu je zřejmé, že co typ subjektu, to jiný pohled a požadavek na takový systém.
Jedno mají ale společné. Facility manažeři po celém světě považují za hlavní „business“ cíl zlepšit využití stávajících prostor a jejich obsazenost, prokazatelně snížit provozní náklady a tím přispět k hlavnímu předmětu podnikání, vyhodnocovat kvalitu služeb pomocí KPI a v neposlední řadě vnést pořádek či pochopení komplexních vztahů mezi majetkem a subjekty operujícími uvnitř objektu. Samotný systém však tyto požadavky neplní, což bývá chybná počáteční představa při výběru systému. Hlavním a nezbytným předpokladem zavedení takového systému je nejprve správné nastavení vnitřních procesů ve firmě, které lze na této „správné frekvenci“ automatizovat a podpořit informačními technologiemi. Na to je potřeba brát zřetel při výběru a zavádění IS pro podporu procesů facility managementu.
Podle typu subjektu můžeme podpořit vedlejší procesy softwarovými moduly, spadajícími do kategorie:
- Facility management (správa majetku či nájmů, správa prostor)
- Provoz a údržba (pracovní příkazy, opravy, preventivní a plánovaná údržba, help desk)
- Infrastruktura (stěhování, movitý majetek, sítě a kabeláže, technologie)
Výše zmíněné kategorie se v architektuře softwarového řešení zpravidla objevují v jedné z následujících funkčních oblastí, které jsou uchopitelnější z praktického pohledu (zde najdeme konkrétní programové funkce):
- správa budov, vybavení a zařízení
- správa prostor (space management)
- správa infrastruktury (inženýrské sítě, telekomunikace, ICT)
- správa nájemních vztahů a vztahů s dalšími subjekty
- správa inventarizací movitého majetku
Za klíčové elementy takového komplexního řešení můžeme považovat:
- aktuální a správné informace o všech oblastech podniku, u nichž potřebujeme plánovat jejich aktivity a vlastnosti (například opravy > požadavek na opravu klimatizace, preventivní údržba > servis vzduchotechniky a klimatizace, nájmy > výměra pronajatých prostor, využití prostor > plán využití místností, záruky > včasné upozornění na vypršení záruky a podobně).
- sběr požadavků uživatelů nemovitosti (základ požadavkového systému).
Šíře požadavků na ICT pro oblast FM může býtrůzná napříč výše zmíněnými kategoriemi. U velkých majetkových celků bývá implementován větší rozsah modulů včetně integrace s CAD a GIS systémy, které nabízejí provázanost dat na skutečný prostor s vizuální reprezentací (aktivních) objektů. Řešení by mělo umožňovat vícestupňovou implementaci, tedy v první fázi bez grafických vrstev a, pokud si to klient přeje, podpořit tyto procesy grafickým ovládáním prostoru (hladin místností, infrastruktury včetně nábytku, personálního obsazení prostor a podobně). Takový přístup je pak rychlejším a komfortnějším prostředkem získávání informací.
Další výhodou grafického zpracování dat je, že zúčastněné a oprávněné strany procesů FM (zásahové skupiny, údržbáři) mohou navíc vzdáleně nahlížet do aktuální výkresové dokumentace, aniž by museli provést fyzickou kontrolu na místě. To však odráží již zmíněný požadavek aktuálnosti a správnosti dat.
Důvodem k nasazení takového systému je také nebezpečí, že infrastruktura objektu je zpracovávána jednou osobou (zpravidla hlavním technikem či údržbářem) a veškeré znalosti se tak soustřeďují do kriticky úzké oblasti.
Řešením této slabiny je využití kdykoli přístupné, objektivní a aktuální online výkresové dokumentace, jejímž základem se stává pasportizace.