Mnoho výrobních společností u nás v souvislosti s postupným nasazováním počítačově podporovaného navrhování (CAD) a výroby (CAM) muselo následně také řešit správu vytvořených dokumentů (DMS) nebo správu celého životního cyklu výrobků (PLM). Rostex Vyškov je jednou z našich zcela typických firem, ať už z pohledu nasazování počítačových technologií, nebo ve vztahu k nakoupenému softwaru, k jeho případným upgradům, pořizování nových verzí a velikosti možných investic do IT. EasyArchiv/EasyPLM vznikal jako jednoduchý, bezpečný a především cenově dostupný systém pro archivaci digitálních dokumentů. Dnes je nejen komplexním systémem správy dokumentace (DMS) založený na workflow, ale rovněž systém správy životního cyklu výrobků (PLM). Je to sofistikovaný produkt, umožňující snadné ovládání a implementaci.

Zavádění počítačů

V Rostexu začaly nesmělé kroky s využitím počítačů při návrhu nových výrobků v první polovině 90. let. Začínali zde, jako mnoho jiných firem, s AutoCADem od Autodesku. Prošli verzemi 9, až 12 a skončili na verzi AutoCAD Lite. S rozvojem 3D navrhování se také zde začali poohlížet po nových technologiích.  Kvůli potřebě výroby vlastních forem a další výroby si v Rostexu pořídili 3D frézku a v té době, jak říkají, jediný dostupný vhodný 3D software SolidWorks, který doplnili programem SurfCAM. V současné době využívají celkem 6 licencí SolidWorksu pro pět konstruktérů a jednoho technologa.

Správa a údržba dat

S postupným rozšiřováním elektronických dat bylo nutno řešit také jejich správu a údržbu. Proto v roce 2005 padlo rozhodnutí zajistit software, který splní tyto požadavky. Po průzkumu trhu se ve firmě rozhodli pro řešení pomocí programu EasyArchiv společnosti TD-IS. Přípravy na implementaci dat do systému trvaly přibližně půl roku a následně se do EasyArchivu přenesla veškerá výkresová dokumentace výrobků a nářadí. Současně také začalo školení jednotlivých pracovníků, kteří se systémem měli pracovat. Od tohoto okamžiku po dobu 5 let fungoval EasyArchiv ke spokojenosti všech bez jakýchkoliv problémů a také bez upgradů.

Větší využití 3D modelářů si ale vyžádalo změnu ve správě velkého množství vznikající dokumentace. Stávající software však ničím takovým nedisponoval. V té době se také rozhodlo, že ve firmě bude zaveden nový systém ERP. Proto bylo nutno se v roce 2010 poohlédnout po novém řešení, které by splnilo všechny kladené požadavky, včetně propojení obou systémů. Hlavním důvodem pro toto bylo, že nový ERP nedisponuje správou dokumentů na takové úrovni, jakou požadují zákazníci Rostexu, především z oblasti železničního průmyslu. Vzhledem k dobrým zkušenostem se stávajícím EasyArchivem bylo nakonec zvoleno nejjednodušší řešení – programové vybavení

EasyArchiv/EasyPLM, jež je nejnovější verzí starého EasyArchivu, stále dodávaná  firmou TD-IS.

Protože byl EasyArchiv využíván již pro správu 2D dokumentace, byli v Rostexu v postavení, které zjednodušilo zavedení nového programu pro správu dokumentace a životního cyklu výrobku.

Oblasti nasazení nového řešení

Ve spolupráci s firmou TD-IS byla provedena analýza potřeb a navrženo řešení jednotlivých oblastí, které budou implementovány. V první řadě se to týkalo výrobní dokumentace, což představuje dokumentaci výrobků a nářadí a dále dokumentace ISO 9001, tj. všech předpisů, příruček a směrnic.  Zároveň sem byla zahrnuta správa dokumentace nově zaváděného systému IRIS (jedná se o vyšší úroveň řízení požadované především železničním průmyslem). Současně sem byla zahrnuta také veškerá dokumentace týkající se poptávkového řízení, která byla navíc rozšířena právě o oblast zakázkové výroby plechových dílů.

Samozřejmostí bylo propojení obou systémů ERP a EasyArchiv, kterého se programátoři TD-IS zhostili ke  spokojenosti pracovníků Rostexu. V současnosti pracuje s EasyArchivem asi 50 aktivních uživatelů napříč celým podnikem. Mohou se dívat z prostředí EasyArchivu do ERP a z ERP zobrazovat výkresy uložené v EasyArchivu. Každý podle svých práv, která jsou každému pracovníkovi nastavena podle jeho pracovního zařazení. Systém pokrývá i agendy spojené s právním oddělením společnosti a v neposlední řadě také spravuje datové schránky. V této oblasti opět velmi pomohl dodavatel softwaru, firma TD-IS, která zpracovala workflow pro oběh dokumentů právního oddělení.

Spokojenost s dodavatelem

Průběh vlastní implementace byl velmi dynamický a rychlý, protože se stavělo na dobrém základě. Pětiletá zkušenost se starým systémem EasyArchiv velmi usnadnila přechod, neboť všichni pracovníci měli zažité základní principy ovládání.

V průběhu roku 2011 byly společně doladěny veškeré oblasti správy dokumentace. Dnes již dochází pouze k drobným úpravám, které mají za cíl zlepšit fungování celého systému. Ten v plné míře pokrývá oblast správy dokumentace ISO 9001 a IRIS, právní dokumentace, svařovacích předpisů, nákupu a logistiky, obchodu, řízení jakosti, technické obsluhy výroby, technického rozvoje a především dokumentace výrobků firmy Rostex.

Zavedený EasyArchiv/EasyPLM je kladně hodnocen i ze strany odběratelů, tj. zahraničních firem z oblasti železničního průmyslu, neboť splňuje jejich vysoké požadavky na správu výrobní dokumentace v celém životním cyklu výrobku.
 

Při tvorbě článku byly použity materiály firmy TD-IS a Ing. Břetislava Láníka z Rostexu Vyškov.